DKE.561.1.2023

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2, art. 60 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 t.j.) oraz na podstawie art. 57 ust. 1 lit. a) i h), art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016, str. 1, ze zmianami ogłoszonymi w Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 4 marca 2021, str. 35), zwanego dalej „Rozporządzeniem 2016/679”, po przeprowadzeniu wszczętego z urzędu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. przy ul. (…) upomnienia za naruszenie przepisów art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679, polegające na braku współpracy z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych w ramach wykonywania przez niego jego zadań oraz na niezapewnieniu Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań w postępowaniach o sygn. (…). (…), (…), (…).

UZASADNIENIE

Stan faktyczny

1. Do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanego dalej „Prezesem UODO”, „Organem”) w dniu 25 października 2022 r. wpłynęła skarga Pana A. K., zam. w W. przy (…) (zwanego dalej „Skarżącym”) na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez H. Sp. z o.o. z siedzibą w W. przy ul. (…) (zwanej dalej „Spółką”) polegające na opublikowaniu danych osobowych Skarżącego na internetowej giełdzie wierzytelności bez podstawy prawnej. W związku z powyższym, celem rozpatrzenia zarzutów podnoszonych przez Skarżącego, Prezes UODO wszczął postępowanie wyjaśniające o sygn. (…).
2. W ramach wyżej wskazanego postępowania – działając na podstawie art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – Prezes UODO pismem z 9 listopada 2022 r. wezwał Spółkę do wskazania:

1)    „czy, a jeżeli tak, to kiedy, na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu oraz zakresie Spółka pozyskała dane osobowe Skarżącego;

2)    czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnych przepisów prawa), w jakim celu oraz zakresie Spółka aktualnie przetwarza dane Skarżącego (należy przesłać kopię dokumentacji wykazującej uprawnienie do przetwarzania danych osobowych Skarżącego, w wersji niezawierającej informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa). Uwaga: Jeżeli dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO należy wskazać konkretny przepis prawa, z którego wynika obowiązek przetwarzania danych;

3)    czy, a jeżeli tak, to kiedy, na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu oraz zakresie Spółka opublikowała dane osobowe Skarżącego na internetowej giełdzie długów;

4)    czy Skarżący zwrócił się do Spółki z wnioskiem o usunięcie jego danych osobowych opublikowanych na internetowej giełdzie wierzytelności, a jeżeli tak, to w jaki sposób Spółka ustosunkowała się do powyższego (należy załączyć pełną korespondencję w tym zakresie).”

Wezwanie to skierowane zostało na adres siedziby Spółki ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. ul. (…) W. i zostało jej doręczone w dniu 14 listopada 2022 r. Pomimo powzięcia informacji przez Spółkę o toczącym się postępowaniu o sygn. (…), Spółka nie udzieliła odpowiedzi na ww. wezwanie Prezesa UODO.

3. W związku z powyższym Prezes UODO ponownie – pismem z 6 grudnia 2022 r. – zwrócił się do Spółki do ustosunkowania się do treści skargi i do złożenia wyjaśnień w sprawie o sygn. (…) w postaci udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w wezwaniu z 9 listopada 2022 r. (zob. pkt 2 uzasadnienia niniejszej decyzji). Pismem tym Spółka została pouczona o konsekwencjach złożenia niewyczerpujących wyjaśnień w sprawie, czyli o możliwości nałożenia na nią administracyjnej kary pieniężnej zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679. Analogicznie jak w przypadku pierwszego wezwania, wezwanie z 6 grudnia 2022 r. zostało doręczone na adres siedziby Spółki w dniu 12 grudnia 2022 r.
4. W odpowiedzi na powyższe wezwanie pismem z 21 listopada 2022 r., które wpłynęło w dniu 18 stycznia 2023 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Spółka udzieliła wyjaśnień. W ich treści wskazała skąd pozyskała dane osobowe Skarżącego, a także poinformowała Prezesa UODO w jakim celu oraz na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe Skarżącego. Na niniejszym piśmie widniała pieczęć Prezesa Zarządu Spółki – Pana (…), lecz pismo to nie zostało opatrzone podpisem osoby uprawnionej do jej reprezentacji.
5. W odpowiedzi na powyższe pismo Spółki (zob. pkt 4 uzasadnienia niniejszej decyzji) Prezes UODO wezwał Spółkę pismem z 19 stycznia 2023 r. na podstawie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 775 ze zm.) (zwanej dalej „k.p.a.”) do usunięcia braków formalnych podania w postaci braku podpisu oraz ponownie wezwał Spółkę do ustosunkowania się do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień w postaci udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w wezwaniach Organu z 9 listopada 2022 r. i 6 grudnia 2022 r. (zob. pkt 2 – 3 uzasadnienia niniejszej decyzji), a także do przedłożenia dokumentacji, o której Spółka wspomniała w wyjaśnieniach z 21 listopada 2022 r. W ramach niniejszego wezwania Spółka została poinformowana, że nieuzupełnienie podpisu spowoduje nieuwzględnienie jej wyjaśnień z 21 listopada 2022 r. oraz została pouczona o treści art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 (zob. pkt 3 uzasadnienia niniejszej decyzji).

Wezwanie to zostało skierowane na adres siedziby Spółki i zostało jej doręczone w dniu 23 stycznia 2023 r. Powyższe nie doprowadziło do usunięcia przez Spółkę braków formalnych podania, do czego Spółka była wzywana.

6. Ponadto do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana B. G., Pana K. W. oraz Pana M. C. (zwanych razem: „Skarżącymi”), na nieprawidłowości w procesie przetwarzania ich danych osobowych przez Spółkę, polegające na niespełnieniu wobec nich obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 15 Rozporządzenia 2016/679. W związku z powyższym, Prezes UODO wszczął postępowania wyjaśniające o sygn. (…), (…) oraz (…).
7. W ramach wyżej wskazanych postępowań, w których Skarżącymi są odpowiednio: Pan M. C., Pan K. W. oraz Pan B. G., Prezes UODO zwrócił się do Spółki w dniu 17 grudnia 2021 r., wzywając ją do ustosunkowania do treści skargi oraz do złożenia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1)    „kiedy (proszę wskazać dokładną datę), na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu i w jakim zakresie (proszę wymienić kategorie/rodzaje danych) H. pozyskał dane osobowe Skarżącego;

2)    czy, a jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu, w jakim zakresie (proszę wymienić kategorie/rodzaje danych), H. aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącego;

3)    czy Skarżący zwracał się do H. z żądaniem spełnienia wobec niego obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 15 RODO, a jeśli tak, to jaka była odpowiedź H. (proszę o przesłanie korespondencji prowadzonej ze Skarżącym w ww. zakresie)”.

 Niniejsze wezwania skierowane zostały na adres siedziby Spółki i zostały jej doręczone w dniu 22 grudnia 2021 r.

8. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęły w dniu 10 stycznia 2022 r. odpowiedzi Spółki, w ramach których Spółka w sposób lakoniczny wskazała skąd pozyskała dane osobowe Skarżących, oświadczając jednocześnie, że Spółka nie przetwarza ich danych osobowych, a także poinformowała o przesłaniu w dniu 9 czerwca 2021 r. Skarżącym klauzuli informacyjnej, która była załączona do wezwania do zapłaty. Do powyższej korespondencji Spółka nie załączyła dowodów w postaci pocztowych potwierdzeń nadania korespondencji, pomimo wykazania w treści wyjaśnień takiego załącznika.
9. Wobec powyższego w dniu 19 grudnia 2022 r. Prezes UODO skierował do Spółki wezwania do uzupełnienia wyjaśnień i ustosunkowania się do treści skargi, w szczególności poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania nr 1) – 3) (zob. pkt 7 uzasadnienia niniejszej decyzji) oraz do przesłania „pocztowego potwierdzenia nadania” oraz klauzuli informacyjnej, o których Spółka wspomniała w wyjaśnieniach z 23 grudnia 2021 r. (zob. pkt 8 uzasadnienia niniejszej decyzji). Niniejszymi pismami Spółka została pouczona o treści art. 83 ust. 4 lit. a) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 w sytuacji złożenia niewyczerpujących wyjaśnień (zob. pkt 3 i 5 uzasadnienia niniejszej decyzji).

Wezwania te zostały skierowane na adres siedziby Spółki (zob. pkt 2 – 3 uzasadnienia niniejszej decyzji) i po bezskutecznej awizacji zostały zwrócone do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 16 stycznia 2023 r. (w przypadku postępowań o sygn. (…) i (…)) oraz w dniu 17 stycznia 2023 r. (w przypadku postępowania o sygn. (…)) z adnotacją „ZWROT, nie podjęto w terminie”, a zatem zostały uznane za prawidłowo doręczone Spółce stosownie do brzmienia art. 44 k.p.a.

10. Wobec braku odpowiedzi Spółki na pisma z 19 grudnia 2022 r., Prezes UODO w dniu 19 stycznia 2023 r. ponownie skierował do Spółki wezwania do ustosunkowania się do treści skargi oraz do uzupełnienia wyjaśnień poprzez udzielenie odpowiedzi na pytania zawarte w pismach z 19 grudnia 2022 r. (zob. pkt 9 uzasadnienia niniejszej decyzji). Analogicznie jak w przypadku pism z 19 grudnia 2022 r. Spółka została pouczona o treści art. 83 ust. 4 lit. a ) oraz art. 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 (zob. pkt 9 uzasadnienia niniejszej decyzji). Powyższa korespondencja została doręczona Spółce pod aktualnym adresem jej siedziby w dniu 23 stycznia 2023 r., lecz nie doprowadziła do złożenia przez Spółkę wyjaśnień w niniejszych postępowaniach.
11. Okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej, którą Prezes UODO kierował do Spółki, która znajduje się w aktach sprawy o sygn. (…), (…), (…) oraz (…). Korespondencja ta dokumentuje w sposób pełny i wyczerpujący całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do danych osobowych i informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań – w tym przypadku do rozpatrzenia spraw o sygn. (…), (…), (…) oraz (…), a z drugiej strony odzwierciedla brak reakcji Spółki na żądania Prezesa UODO.

Postępowanie

12. W związku z nieudzieleniem przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. (…), Prezes UODO wszczął wobec niej z urzędu – na podstawie art. 83 ust. 4 lit. a) oraz 83 ust. 5 lit. e) Rozporządzenia 2016/679 – niniejsze postępowanie administracyjne o sygn. DKE.561.1.2023 w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a)  i  e)  Rozporządzenia 2016/679. O wszczęciu postępowania Spółka poinformowana została pismem z 16 lutego 2023 r. (znak: DKE.561.1.2023). Korespondencja ta, skierowana na adres siedziby Spółki została doręczona w dniu 20 lutego 2023 r. Pismem tym Spółka wezwana została, celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o art. 101a ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 t.j., zwanej dalej „u.o.d.o.”), do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2022. Spółka poinformowana została, na czym polega zarzucane jej naruszenie; została również pouczona o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniu o sygn. (…), co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Ponadto Spółka poinformowana została o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
13. Natomiast nieudzielenie przez Spółkę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia spraw rozpoznawanych pod sygn. (…), (…) oraz (…) doprowadziło do rozszerzenia przez Prezesa UODO przedmiotu postępowania administracyjnego o sygn. DKE.561.1.2023 o postępowania administracyjne rozpoznawane pod sygn. (…), (…) oraz (…). O powyższym Spółka została poinformowana pismem z 21 marca 2023 r., które zostało doręczone na adres jej siedziby w dniu 27 marca 2023 r. Analogicznie jak w przypadku informacji o wszczęciu postępowania i o zgromadzeniu materiału dowodowego z 16 lutego 2023 r. (zob. pkt 12 uzasadnienia niniejszej decyzji), pismem z 21 marca 2023 r. Spółka wezwana została, celem ustalenia podstawy wymiaru administracyjnej kary pieniężnej w oparciu o art. 101a ust. 1 u.o.d.o., do przedstawienia sprawozdania finansowego lub innego dokumentu przedstawiającego wysokość obrotu i wyniku finansowego osiągniętego przez nią w roku 2022. Ponadto poinformowana została na czym polega zarzucane jej naruszenie, pouczona została o sankcjach grożących za to naruszenie, a także o istniejącej nadal możliwości złożenia wyjaśnień, których żądał od niej Prezes UODO w postępowaniach o sygn. (…), (…) oraz (…), co mogłoby wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej orzeczonej w niniejszej sprawie. Spółka poinformowana została również o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
14. W związku z brakiem odpowiedzi Spółki zarówno na pismo z 16 lutego 2023 r., jak i na pismo z 21 marca 2023 r., w dniu 10 maja 2023 r. pracownik Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych skierował – za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: (…) – wiadomość do Spółki z prośbą o pilny kontakt w sprawie o sygn. DKE.561.1.2023. Powyższa czynność doprowadziła do kontaktu pracownika Spółki z Urzędem Ochrony Danych Osobowych, w ramach którego pracownik Spółki zobowiązał się w jej imieniu do niezwłocznej odpowiedzi na niniejszą korespondencję w postępowaniu o sygn. DKE.561.1.2023. Odpowiedź ta wpłynęła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopiero w dniu 2 czerwca 2023 r., po ponagleniu pracownika Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych skierowanym w dniu 24 maja 2023 r. za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wyjaśnienia Spółki stanowiły odpowiedź jedynie na informację o rozszerzeniu przedmiotu postępowania i o zgromadzeniu materiału dowodowego z 21 marca 2023 r. (zob. pkt 13 uzasadnienia niniejszej decyzji). W ramach wyjaśnień Spółka poinformowała Prezesa UODO skąd pozyskała dane osobowe Skarżących, w jakim celu zostały powierzone jej dane osobowe Skarżących, wskazała podstawę prawną oraz określiła ramy czasowe przetwarzania danych osobowych Skarżących. Ponadto Spółka oświadczyła, że spełniła obowiązek informacyjny podczas rozmowy telefonicznej pracownika Spółki ze Skarżącymi. W ramach niniejszej odpowiedzi Spółka podjęła próbę usprawiedliwienia swojego zachowania polegającego na braku współpracy z organem nadzorczym, wskazując, że nastąpiło „[…]przeoczenie pracownika, który pod wpływem długofalowych zmian kadrowych nie wywiązał się ze swoich obowiązków”. Do niniejszych wyjaśnień Spółka załączyła kopię umowy (…) z dnia 2 czerwca 2021 r. oraz w celu spełnienia obowiązku wynikającego z art. 101a ust. 1 u.o.d.o. załączyła kopię sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2022.
15. Wobec niepełnych wyjaśnień Spółki, które wpłynęły do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 2 czerwca 2023 r. (zob. pkt 14 uzasadnienia niniejszej decyzji) Prezes UODO wezwał ją w dniu 12 czerwca 2023 r. do uzupełnienia wyjaśnień, w szczególności do udzielenia odpowiedzi na pytania o nr 3) zadane w wezwaniach do złożenia wyjaśnień z 17 grudnia 2021 r. (zob. pkt 7 uzasadnienia niniejszej decyzji) oraz do przedłożenia dowodów, co do których Spółka wypowiedziała się w pismach z 23 grudnia 2021 r. (zob. pkt 8 – 9 uzasadnienia niniejszej decyzji). Ponadto w związku z brakiem wyjaśnień Spółki w sprawie o sygn. (…), Organ wezwał ją do uzupełnienia wyjaśnień w postaci udzielenia odpowiedzi na pytania zadane w piśmie Prezesa UODO z 9 listopada 2022 r. (zob. pkt 2 uzasadnienia niniejszej decyzji) w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania do uzupełnienia wyjaśnień.

Wezwanie to zostało doręczone Spółce pod adresem jej siedziby w dniu 15 czerwca 2023 r.

16. W dniu 26 czerwca 2023 r. wpłynęły do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wyjaśnienia Spółki, w ramach których Spółka wskazała, że spełniła wobec Skarżących obowiązek informacyjny poprzez skierowanie do Skarżących wezwania do zapłaty wraz z klauzulą informacyjną. Z uwagi na nadanie niniejszych pism w dniu 9 czerwca 2021 r. Spółka oświadczyła, że nie ma możliwości wygenerowania potwierdzenia nadania ww. korespondencji. Ponadto Spółka poinformowała, że wpłynęły do niej żądania Skarżących w przedmiocie spełnienia obowiązku informacyjnego. W celu uprawdopodobnienia swoich twierdzeń Spółka załączyła do wyjaśnień kopię wezwania do zapłaty z 8 czerwca 2021 r. wraz z klauzulą informacyjną, wydruk korespondencji e-mail przeprowadzonej z pracownikiem Poczty Polskiej S.A. oraz kopię wniosków Skarżących skierowanych w dniu 20 lipca 2021 r. do H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. Ponadto do niniejszego pisma Spółka przedłożyła wyjaśnienia, które wpłynęły w dniu 28 czerwca 2023 r. do sprawy o sygn. (…). W treści tych wyjaśnień Spółka wskazała, że pozyskała dane osobowe Skarżącego na podstawie Ogólnych Warunków Umowy (…) z dnia 18 lipca 2022 r. W ramach niniejszej umowy Skarżący zlecił H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. dochodzenie swoich roszczeń. Spółka przedstawiła na jakiej podstawie przetwarza dane osobowe Skarżącego, poinformowała, że spełniła obowiązek informacyjny wobec Skarżącego za pośrednictwem wezwania do zapłaty z dnia 19 października 2022 r. oraz wskazała, że Skarżący zwrócił się do niej wiadomością e-mail z 19 października 2022 r. z wnioskiem w przedmiocie usunięcia jego danych osobowych opublikowanych na internetowej giełdzie wierzytelności. Do niniejszych wyjaśnień została załączona kopia umowy (…) z dnia 18 lipca 2022 r., kopia (…) z dnia 29 lipca 2022 r., wydruk korespondencji e-mail z dnia 11 sierpnia 2022 r., kopia faktury o nr (…), kopia (…) z dnia 19 października 2022 r. oraz wydruk czynności systemowych prowadzonych w sprawie Skarżącego.
17. W dniu 3 lipca 2023 r. Spółka została wezwana do złożenia wyjaśnień w sprawie o sygn. (…) w postaci udzielenia odpowiedzi na następujące pytania:

1)    „jaką rolę w procesie przetwarzania danych osobowych Skarżącego pełnią Spółka oraz H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. przy ul. (…);

2)    w jaki sposób ww. podmioty uregulowały między sobą zasady przetwarzania danych osobowych klientów.”

Wezwanie to skierowane zostało na adres siedziby Spółki i zostało jej doręczone w dniu 10 lipca 2023 r. Pomimo wcześniej wyrażonej przez Spółkę woli współpracy z organem nadzorczym, wezwanie z 3 lipca 2023 r. pozostało bez odpowiedzi.

18. Wobec powyższego, pracownik Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych w okresie od 14 września 2023 r. do 19 października 2023 r. regularnie kontaktował się z pracownikiem Spółki w celu uzyskania wyjaśnień Spółki, stanowiących odpowiedź na wezwanie Prezesa UODO z 3 lipca 2023 r. (zob. pkt 17 uzasadnienia niniejszej decyzji). Powyższe czynności doprowadziły do udzielenia przez Spółkę odpowiedzi, która wpłynęła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 20 października 2023 r. Wyjaśnienia te nie stanowiły odpowiedzi na zadane przez organ nadzorczy pytania w wezwaniu do złożenia wyjaśnień z 3 lipca 2023 r. (zob. pkt 17 uzasadnienia niniejszej decyzji). Jednakże w dniu 17 listopada 2023 r. r.pr. A. K. – umocowany do reprezentacji Spółki w postępowaniu o sygn. (…) – zajął w imieniu Spółki stanowisko w sprawie, które w sposób wyczerpujący odnosiło się do pytań zadanych przez organ nadzorczy w tym postępowaniu. W szczególności wyjaśnił rolę, jaką pełni H. Sp. z o.o. z siedzibą we W. w procesie przetwarzania danych osobowych Skarżącego, a na potwierdzenie swoich twierdzeń załączył dowód w postaci kopii umowy powierzenia przetwarzania danych z dnia 1 września 2021 r.
19. Jednocześnie w postępowaniu administracyjnym rozpoznawanym pod sygn. DKE.561.1.2023 pełnomocnik Spółki zajął stanowisko w sprawie, w którym wskazał, że stan faktyczny w niniejszym postępowaniu uległ zmianie, tj. od momentu wszczęcia postępowania o sygn. DKE.561.1.2023 oraz rozszerzenia przedmiotu tego postępowania Spółka składała wyjaśnienia na wezwania organu nadzorczego. Pan r.pr. A. K. wyraził w imieniu Spółki wolę współpracy i uzupełnienia wyjaśnień w wymaganym przez Prezesa UODO zakresie. Do niniejszego pisma pełnomocnik Spółki załączył dowody w postaci kopii odpowiedzi Spółki z 13 grudnia 2023 r. na wezwania organu nadzorczego w sprawach rozpoznawanych pod sygn. (…), (…) oraz (…) oraz kopię korespondencji datowaną na 21 grudnia 2023 r., która stanowi odpowiedź na wniosek Skarżących w przedmiocie spełnienia obowiązku informacyjnego określonego w art. 15 Rozporządzenia 2016/679.

Po rozpatrzeniu całości materiału dowodowego zebranego w sprawie, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

Przepisy prawne

20. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO, jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 Rozporządzenia 2016/679 na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO m.in. rozpatruje skargi wniesione przez osobę, której dane dotyczą, lub przez podmiot, organizację lub zrzeszenie zgodnie z art. 80, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia 2016/679) oraz prowadzi postępowania w sprawie stosowania niniejszego rozporządzenia, w tym na podstawie informacji otrzymanych od innego organu nadzorczego lub innego organu publicznego (art. 57 ust. 1 lit. h) Rozporządzenia 2016/679).
21. Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia 2016/679) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji swoich zadań (art. 58 ust. 1 lit. e) Rozporządzenia 2016/679).
22. Naruszenie przepisów Rozporządzenia 2016/679 polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych osobowych i informacji skutkujące naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 tego aktu prawnego, podlega – zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. e) in fine Rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
23. Dodatkowo zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający obowiązani są na żądanie organu nadzorczego współpracować z nim w ramach wykonywania przez niego jego zadań, o czym stanowi art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Niewywiązanie się z tego obowiązku zagrożone jest – zgodnie z art. 83 ust. 4 lit. a) Rozporządzenia 2016/679 – administracyjną karą pieniężną w wysokości do 10 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
24. Prezesowi UODO przysługuje ponadto szereg określonych w art. 58 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 uprawnień naprawczych, w tym prawo udzielenia upomnienia administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów Rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania. Zgodnie z motywem 148 Rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów Rozporządzenia 2016/679 było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy Rozporządzenia 2016/679 przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte przez administratora dla zminimalizowania szkody, na stopień odpowiedzialności lub wszelkie mające znaczenie wcześniejsze naruszenia, na sposób, w jaki organ nadzorczy dowiedział się o naruszeniu, na przestrzeganie środków nałożonych na administratora lub podmiot przetwarzający, na stosowanie kodeksów postępowania oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.
25. Stosowanie do art. 60 u.o.d.o. postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest prowadzone przez Prezesa UODO. Z kolei art. 7 ust. 1 u.o.d.o. stanowi, że w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie do postępowań administracyjnych przed Prezesem UODO (w tym w postępowaniach w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej, o których mowa w Rozdziale 11 u.o.d.o.) stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.). Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.o.d.o. postępowania te są postępowaniami jednoinstancyjnymi.
26. Zgodnie z brzmieniem art. 44 § 4 k.p.a. w związku z art. 44 § 1 k.p.a., fikcja doręczenia zachodzi z upływem ostatniego dnia okresu, to jest 14 dni, w przypadku doręczenia pisma osobie fizycznej w jej mieszkaniu lub miejscu pracy przez operatora pocztowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

Ocena prawna

27. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie stanu faktycznego należy przyjąć, że Prezes UODO uprawniony był – zgodnie z art. 31 oraz art. 58 ust. 1 lit. a) i e) Rozporządzenia 2016/679 – do żądania od Spółki dostarczenia danych osobowych i informacji, niezbędnych do realizacji jego zadań, w tym przypadku do merytorycznego rozpatrzenia spraw o sygn. (…), (…), (…) oraz (…), zaś Spółka na tej samej podstawie prawnej była zobowiązana takie informacje przedstawić. Zatem Spółka naruszyła obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.
28. Podkreślenia wymaga, że Prezes UODO celem ustalenia stanu faktycznego sprawy o sygn. (…) kilkakrotnie – pismami z 9 listopada 2022 r., 6 grudnia 2022 r., 19 stycznia 2023 r. oraz 3 lipca 2023 r. – zwracał się do Spółki z wezwaniem do złożenia wyjaśnień poprzez udzielnie odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące sprawy. Niniejsza korespondencja została doręczona Spółce, lecz nie doprowadziła do jej odpowiedzi w terminie zakreślonym przez organ nadzorczy, co uniemożliwiło Prezesowi UODO wszechstronne zbadanie zarzutów podnoszonych przez Skarżącego. Dopiero po wszczęciu postępowania administracyjnego o sygn. DKE.561.1.2023, bezpośredni kontakt telefoniczny pracownika Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych z pracownikiem Spółki doprowadził do realizacji obowiązku, jaki ciążył na Spółce w postaci udzielenia dostępu Prezesowi UODO do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań. W tym miejscu należy zauważyć, że Spółka w wyjaśnieniach datowanych na 12 maja 2023 r. nie udzieliła odpowiedzi na pytania zadane przez organ nadzorczy w sprawie o sygn. (…), a dopiero po wezwaniu jej do uzupełnienia wyjaśnień Prezes UODO uzyskał odpowiedź na zadane pytania w tym postępowaniu. Powyższe wyjaśnienia doprowadziły do kolejnych pytań organu nadzorczego, które umożliwiłyby ustalenie stanu faktycznego sprawy o sygn. (…), stąd Spółka w dniu 3 lipca 2023 r. została wezwana do ich uzupełnienia, a następnie z powodu braku odpowiedzi na tę korespondencję, pracownik Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych regularnie kontaktował się z pracownikiem Spółki w celu uzyskania wyjaśnień. Kontakt ten miał miejsce od 14 września 2023 r. do 19 października 2023 r. i doprowadził do odpowiedzi Spółki, która wpłynęła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 20 października 2023 r. (zob. pkt 18 uzasadnienia niniejszej decyzji). W tym miejscu podkreślenia wymaga fakt, że niewyczerpujące wyjaśnienia składane przez Spółkę doprowadziły do dalszego przedłużania postępowania w celu ustalenia stanu faktycznego sprawy. Powyższe działanie – choć z pozoru może świadczyć o aktywnym jej udziale w postępowaniu – nie może być oceniane pozytywnie z punktu widzenia należytej współpracy z organem nadzorczym.
29. Podobne okoliczności stwierdzono w postępowaniach administracyjnych rozpoznawanych pod sygn. (…), (…) oraz (…). Do Spółki skierowane zostały wezwania do złożenia wyjaśnień datowane na 17 grudnia 2021 r., 19 grudnia 2022 r. i 19 stycznia 2023 r. Spółka złożyła odpowiedź jedynie na wezwania z 17 grudnia 2021 r., lecz w sposób niewyczerpujący odnosiła się do zadanych przez Prezesa UODO pytań, co przyczyniło się do przedłużenia postępowań o sygn. (…), (…) oraz (…) w celu ustalenia stanu faktycznego. Analogicznie jak w przypadku sprawy rozpoznawanej pod sygn. (…), Spółka złożyła wyjaśnienia dopiero po podjętym kontakcie telefonicznym pracownika Departamentu (…) Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który miał miejsce po wszczęciu przez Prezesa UODO postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej o sygn. DKE.561.1.2023 (zob. pkt 14 uzasadnienia niniejszej decyzji).
30. Po wszczęciu przez Prezesa UODO postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia na Spółkę administracyjnej kary pieniężnej rozpoznawanego pod sygn. DKE.561.1.2023, Spółka w wyjaśnieniach z 12 maja 2023 r. uzasadniała brak odpowiedzi na wezwania organu nadzorczego jako zaniedbanie swojego pracownika, który w wyniku zmian kadrowych nie wywiązał się ze swoich obowiązków służbowych (zob. pkt 14 uzasadnienia niniejszej decyzji). W ocenie Prezesa UODO przedstawione przez Spółkę ww. uzasadnienie, jakkolwiek wiarygodne, nie stanowi przesłanki wyłączającej odpowiedzialności Spółki za stwierdzone naruszenie. W interesie Spółki jest zapewnienie właściwego obiegu korespondencji, który powinien odbywać się w sposób ciągły i niezakłócony, a także wywiązywanie się z obowiązku jaki na niej ciąży w postaci dostarczenia Prezesowi UODO, na jego żądanie i w terminie przez niego wyznaczonym, wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań. Pomimo wyrażonej przez Spółkę woli współpracy z organem nadzorczym (zob. pkt 14 uzasadnienia niniejszej decyzji), Spółka w toku postępowania administracyjnego o sygn. DKE.561.1.2023 nie wywiązywała się z ciążących na niej obowiązków, naruszając tym samym art. 58 ust. 1 lit. a) i e) oraz art. 31 Rozporządzenia 2016/679 (zob. pkt 17 – 18 uzasadnienia niniejszej decyzji). Niniejszy stan trwał od momentu upływu 7-dniowego terminu wyznaczonego przez organ nadzorczy do złożenia wyjaśnień w sprawie o sygn. (…), tj. od 18 lipca 2023 r. do dnia wpływu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wyjaśnień Spółki, czyli do 20 października 2023 r. (zob. pkt 17 – 18 uzasadnienia niniejszej decyzji). Wyżej opisane zachowanie świadczy o lekceważeniu obowiązków związanych z tą współpracą, lecz stan ten uległ zmianie po umocowaniu przez Spółkę pełnomocnika (zob. pkt 18 – 19 uzasadnienia niniejszej decyzji) do jej reprezentacji w postępowaniach przed Prezesem UODO. Od tego momentu Spółka w sposób wyczerpujący i w wyznaczonym przez organ nadzorczy terminie składała wyjaśnienia i przedstawiała swoje stanowisko, co przyczyniło się do ustalenia stanu faktycznego ww. postępowań administracyjnych.
31. W ocenie Prezesa UODO zachowanie Spółki polegające na nieprzedstawianiu wyjaśnień, co do których Spółka została wezwana (zob. pkt 2, 5, 9 – 10, 12 – 13, 17 uzasadnienia niniejszej decyzji), a także składanie niewyczerpujących wyjaśnień (odpowiedzi lakoniczne, wymijające na konkretne i niewymagające specjalistycznej wiedzy z zakresu ochrony danych osobowych pytania organu nadzorczego) (zob. pkt 8 i 15 uzasadnienia niniejszej decyzji), które nie przyczyniły się do ustalenia stanu faktycznego spraw rozpoznawanych pod sygn. (…), (…), (…) oraz (…), co w następstwie doprowadziło do przedłużenia powyższych postępowań w celu ustalenia przebiegu zdarzeń, stanowią oczywiste zaniedbanie po stronie Spółki. Zaniedbanie to doprowadziło do naruszenia art. 58 ust. 1 lit. a) i e) oraz art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Zdaniem Prezesa UODO niniejsze naruszenie ma charakter umyślny, a za tym przemawia przede wszystkim fakt, że Spółka po powzięciu informacji o toczącym się postępowaniu administracyjnym o sygn. DKE.561.1.2023 składała niewyczerpujące wyjaśnienia na zadane przez organ nadzorczy pytania (zob. 15 pkt uzasadnienia niniejszej decyzji) oraz nie składała wyjaśnień w wyznaczonym przez Prezesa UODO terminie (zob. pkt 17 uzasadnienia niniejszej decyzji). Ponadto złożone przez Spółkę wyjaśnienia, które wpłynęły do Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 20 października 2023 r. były efektem regularnych ponagleń pracownika Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zob.18 pkt uzasadnienia niniejszej decyzji), co jest oceniane negatywnie przez organ nadzorczy i świadczy o lekceważącym stosunku Spółki do obowiązków wynikających z art. 58 ust. 1 lit. a) i e) oraz art. 31 Rozporządzenia 2016/679. Jednakże z uwagi na składane przez Spółkę od dnia 17 listopada 2023 r. wyczerpujące wyjaśnienia, które przyczyniły się do ustalenia stanu faktycznego w sprawach rozpoznawanych pod sygn. (…), (…), (…) oraz (…), należy uznać, że stan naruszenia będący przedmiotem niniejszego postępowania został usunięty.
32. Mając na uwadze powyższe, Prezes UODO uznał za uzasadnione udzielenie Spółce upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia art. 58 ust. 1 lit. a) i e) oraz art. 31 Rozporządzenia 2016/679, przyjmując jednocześnie, że w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 będzie ono skuteczne i wystarczające. Należy jednak zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Spółki będzie uwzględnione przy ocenie przesłanek warunkujących zasadność wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 Rozporządzenia 2016/679 i poczytywane będzie na jej niekorzyść.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął jak w sentencji niniejszej decyzji.

Pouczenie

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł. W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.